En la oficina estamos implantando el método GTD para trabajar de manera más eficiente. Hemos estado cruzando correos con distinta información y finalmente decidí realizar un resumen que ahora os paso por si queréis echarle un vistazo.
GTD son las siglas de Getting Things Done, algo como “Recibiendo las cosas hechas”. Es un método para gestionar nuestras tareas y proyectos de manera óptima y sin agobios. Siendo organizados podemos eliminar las interferencias de nuestro trabajo que nos impiden rendir al máximo. Por ejemplo, si mientras trabajamos nos acordamos que había que hacer algo, en lugar de hacer ese algo o pensar por qué no está hecho o cómo lo vamos hacer simplemente lo apuntamos. Cuando hacemos una tarea sólo nos importa esa tarea y nada más.
El método al principio puede ser farragoso puesto que cambia nuestra forma de trabajar, pero todo indica que una vez familiarizados a él podremos mejorar bastante nuestra productividad.
Los 4 pasos fundamentales son: Recopilar – Procesar – Organizar – Revisar. Deben seguirse a rajatabla y en orden.
- Recopilar: En cuanto aparezca toda idea, recordatorio o tarea se enviará a la carpeta de entrada (Inbox). Ni se desarrolla ni se realiza; sólo se apunta.
- Procesar: Estudiamos el inbox y clasificamos las tareas archivando lo que sea simple información (alguien te avisa de algo o un proveedor nos envía una oferta), delegando lo que deba hacer otro y marcando las tareas que sean para nosotros. Si alguna tarea podemos hacerla en menos de 2 minutos (llamar a alguien para decirle algo p.e.) lo hacemos en esta fase.
- Organizar: Nuestras tareas se organizarán dentro de las carpetas:
- Próximo: Lo vamos a realizar en un lapso de tiempo inmediato.
- Proyecto: Tareas incluidas dentro de un proyecto.
- En espera: Dependen de la intervención de otra persona.
- Algún día: No es prioritario pero queremos hacerlo.
- Revisar: Periódicamente estudiamos las carpetas estudiando si alguna tarea debe cambiar de carpeta. Debe ser un proceso ágil.
- Hacer: Por supuesto, hay que hacer las tareas.
A tener en cuenta:
- Al recopilar sólo debemos centrarnos en capturar las tareas a realizar. Olvídate de cómo se harán las cosas; ten la cabeza lo más libre y despejada posible.
- Debes procesar completamente el inbox. Toma las decisiones de manera ágil y valiente. Aíslate de las distracciones para no cometer errores en esta fase y aplica siempre la regla de los 2 minutos.
- Al organizar, enviaremos a Próximo lo que realmente debamos hacer en un plazo de tiempo corto y sepamos que vamos a hacerlo. No tiene sentido tener una lista Próximo llena de tareas que no podemos realizar en un tiempo prudencial. Por otra parte no hay que olvidarse de la carpeta Algún día. Hay que sacar fuerzas para hacerlo y si vemos que realmente no lo vamos a utilizar, lo eliminamos.
- La revisión es el proceso más importante de todos. Debes hacerlo periódica y metódicamente. El método exige disciplina pero bien llevado nos quitará dolores de cabeza. En este proceso debemos estar muy atentos para asignar las tareas de nuevo a su carpeta correcta.
- Por último, mientras se hace una tarea olvidad el resto de cosas. Debemos conseguir poder concentrarnos en nuestra tarea, y si nos acordamos de algo simplemente lo enviamos al Inbox, que ya será procesada. Por supuesto, si no hacemos las cosas bien el método no sirve de nada.
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